Wraz z rozwojem oprogramowań do księgowości online (znana lepiej jako rachunkowość w chmurze) wiele firm, w tym te rozpoczynające działalność, decydują się na tego typu rozwiązanie. Księgowość online w ostatnim czasie bardzo mocno zyskuje na popularności, jednak czy koniecznie jest dobra dla każdego? A może w pewnych przypadkach warto pozostać przy księgowości tradycyjnej?
Jeśli nie masz pewności, który rodzaj księgowości wybrać - online czy tradycyjny, zachęcamy do zapoznania się plusami i minusami każdego z rozwiązań.
Dostępność
Najbardziej jasną różnicą pomiędzy księgowością online i księgowością tradycyjną jest dostępność. Używając oprogramowanie księgowości online użytkownik loguje się z dowolnego urządzenia i w ułamek sekundy ma dostęp do wszystkich danych i dokumentów. Podczas gdy tradycyjny system księgowości pozwala na akces tylko z komputera, na którym zainstalowane jest oprogramowanie. Innymi słowy, oprogramowanie do księgowania w chmurze jest dostępne wszędzie, a tradycyjne oprogramowanie działa tylko lokalnie. Co więcej, rachunkowość w chmurze ułatwia bezpieczne udostępnianie informacji przez pracowników innym działom, oddziałom czy filiom.
Oprogramowanie
Dodatkowo w chmurze wszystkie dane są uaktualniane na bieżąco oraz istnieje możliwość tworzenie zapasowych baz pamięci. Oprogramowanie w chmurze eliminuje potrzebę instalacji, zarządzania i konserwacji oprogramowania oraz sprzętu komputerowego na potrzeby rachunkowości. Za wszystkie te funkcje odpowiedzialny jest dostawca usługi. Dzięki temu personel IT danej firmy może poświęcić swoje zasoby na inne działania.
Księgowanie w chmurze wspomaga rozwój biznesu, ponieważ nie jest ograniczone jest do lokalnych serwerów firmy, ale daje je dostęp do większych baz danych bez konieczności zakupu drogiego sprzętu. Daje mniejszym firmom możliwość efektywnego wykorzystania mocy obliczeniowej wcześniej dostępnej tylko dla dużych firm o większym budżecie.
Koszt
Przy księgowości online nie ma wcześniejszych opłat za całe oprogramowanie zamiast tego płacone są z góry określone, miesięczne opłaty. Wymaga to jednak zobowiązania w formie kontraktu na czas określony, które w dłuższej perspektywie może kosztować więcej. Jednak niektóre firmy oferują bezpłatne wersje próbne, dzięki czemu przed podpisaniem kontraktu można sprawdzić, czy jest to oprogramowanie odpowiednie dla naszej firmy.
Dodatkowo księgowość online niweluje koszty związane z zakupem sprzętu. Miesięczna lub roczna opłata za subskrypcję obejmuje tyle pamięci serwera, ile jest potrzebne danej firmy. Obejmuje również wszelkie automatyczne aktualizacje oprogramowania. W tradycyjnej księgowości firma musi płacić za utrzymanie serwera, a także wszelkie unowocześnienia.
Bezpieczeństwo danych
Dzięki nieograniczonej dostępności, księgowość online daje pracownikom możliwość pracy zdalnej, co jest bardzo istotne obecnie w erze globalizacji, kiedy coraz więcej osób pracuje podróżując. Jednak dochodzi ryzyko niezabezpieczonych sieci Wi-Fi, które mogą dać dostęp do danych osobom nieuprawnionym. Dlatego też wiele dużych firm obawia się przenoszenia danych do chmury.
Bezpieczeństwo jest największym problemem księgowości w chmurze w porównaniu z tradycyjną rachunkowością, ponieważ dane są dostępne z dowolnego miejsca w dowolnym czasie. Przechowywanie w chmurze staje się coraz bardziej popularne, ale znajdujące się tam dane mogą być celem ataków cybernetycznych. Po przekształceniu danych w chmurę powierzasz je grupie ludzi, których prawdopodobnie nigdy nie zobaczysz. Pomimo istnienia wielu narzędzi pomagających chronić przed złośliwym oprogramowaniem i cyberatakami, tradycyjne oprogramowanie księgowe może być lepszym rozwiązaniem dla firm dla osób, które chcą mieć ścisłą kontrolę nad swoimi finansami i chcą uniknąć otwartego dostępu do danych.
Plusy i minusy obydwu rozwiązań
Podsumowując obydwa rozwiązania mają swoje wady i zalety. Księgowość w chmurze jest mniej kosztowna, idealna dla firm, których pracownicy pracują zdalnie, ponieważ jest dostępna wszędzie. Z drugiej strony jest to ryzykowne rozwiązanie dla firm, które potrzebują ścisłej kontroli nad swoimi danymi księgowymi i chcą całkowicie kontrolować poziom bezpieczeństwa, a także dla przedsiębiorstw z niepewną przyszłością, ponieważ wiele programów do księgowania w chmurze wymaga od firmy podpisania umowy użytkowania na czas określony. Takie firmy powinny wybrać księgowość tradycyjną, która daje pełną kontrolę nad danymi oraz księgowością. Księgowość tradycyjna jest lepszym rozwiązaniem dla dużych firm, które mogą sobie pozwolić na dodatkowe koszty związane z zakupem sprzętu. Jest jednak rozwiązaniem mniej korzystnym dla małych firm, których pracownicy pracują zdalnie.
