Ostatnie lata pokazują, że coraz więcej firm zleca prowadzenie spraw finansowych i kadrowo-płacowych zewnętrznym działalnościom. Outsourcing kadr i płac został jeszcze spotęgowany przez kryzys ekonomiczno-gospodarczy.
Firmom zależy na redukcji etatów zatrudnionych pracowników a co za tym idzie zmniejszeniu kosztów prowadzenia działalności. Jednak oddanie kadr i płac na zewnątrz nie zwalnia z obowiązku prawidłowego przeprowadzenia całego procesu. Wszelka odpowiedzialność za nieprawidłowe wywiązanie się z obowiązku spada na przedsiębiorcę. Tak więc przy wyborze firmy outsourcingowej nie należy się spieszyć. Koniecznością staje się dokładne sprawdzenie wszystkich ofert promujących się firm na rynku. W końcu zła decyzja może sporo kosztować.
Wartość świadczonych usług zwykle docenia się po kilku miesiącach współpracy. A niekiedy ten okres bywa znacznie dłuższy. Jeżeli zlecane jest prowadzenie usług finansowo-księgowych wszelka weryfikacja dokumentów podlega dopiero w momencie kontroli przez Urząd Skarbowy, ZUS, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych czy Państwową Inspekcję Pracy. Bywają i sytuację, że odbywa się ona po kilku miesiącach od jej rozpoczęcia. Jednak nie jest to regułą i obserwuje się, że w niektórych firmach audyt przeprowadzany jest dopiero po kilku latach. Wtedy może się okazać, że trzeba zapłacić wysokie odsetki lub karę grzywny.
Czy istnieje sposób, który pozwala skutecznie zabezpieczyć się przed skutkami współpracy z niewłaściwą firmą?
Aby móc zwiększyć prawdopodobieństwo nawiązania współpracy z odpowiedzialną jednostką konieczne staje się poświęcenie czasu na przygotowanie zapytania o ofertę. Zadbaj o to, by zapytanie zostało napisane rzeczowo. Warto również zastrzec, że oczekuje się przygotowania oferty z uwzględnieniem kolejności procesów jakie firma outsourcingowa ma w planach podjąć. Oferty, które przygotowane są według określonego schematu łatwiej jest ze sobą zestawić, co wpłynie na szybsze porównanie działalności pod kątem świadczonych usług.
W zapytaniu muszą zostać w nim zawarte oczekiwania względem współpracy. Należy je wysłać do minimum 10 firm, z których następnie wybierane są trzy, których propozycje wydają się najatrakcyjniejsze. W zapytaniu konieczne staje się określenie czasu na przygotowanie oferty, miejsca i sposobu jej przesłania. Jeżeli któraś z firm outsourcingowych nie wywiąże się z terminowego złożenia oferty, warto już na wstępie odrzucić daną propozycję współpracy. W takim przypadku możesz być pewien, że terminowość nie jest tam najważniejszą wartością. Zrezygnuj również z ofert standardowych, które zostały przygotowane bez włożenia większego wysiłku. Oferta stanowi doskonałe odniesienie do wartości wyznawanych przez firmę. Jeżeli zawiera wyłącznie dane ogólne i w żadnym stopniu nie odnosi się do specyfiki i oczekiwań prowadzonej przez Ciebie działalności istnieje duże prawdopodobieństwo, że późniejsza współpraca będzie przebiegać podobnie. Żadnego usprawiedliwienia w ofercie nie mają błędy ortograficzne czy interpunkcyjne. Rola jakości w solidnej firmie nie jest nigdy bagatelizowana.
Źródło: Firma HRL.pl - kadry i płace outsourcing i archiwizacja akt.