Od 1 stycznia 2019r. weszła w życie ustała ułatwiająca zarządzanie teczkami pracowników. Ustawa z 10 stycznia 2018 r o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa ta wprowadziła m.in. możliwość prowadzenia akt osobowych wyłącznie w elektronicznej tzw. e-akta lub e-teczki.
Połowa roku – co oferuje rynek?
W mojej opinii rynek oferuje wciąż zbyt mało w zakresie elektronicznych teczek pracowniczych. Wiele firm IT zawiodło swoich klientów.
Odbywając spotkania z potencjalnymi klientami wielokrotnie pytany byłem o elektroniczną teczkę pracowniczą. Tematem e-teczek szczególnie zainteresowane są działy HR dla których program taki jest ogromnym ułatwieniem. Wskazując rozmówcą 4 rozwiązania które udało mi się znaleźć na rynku słyszałem tylko odpowiedź, że te programy nie do końca im odpowiadają bo np. interfejs jest oporny, nie ma możliwości wprowadzania zmian, system nie może się zintegrować z ważnym dla nich programem.
W czym tkwi problem?
Elektroniczne teczki pracownicze nie są trudnym do zrobienia tworem. Jest to odzwierciedlenie tradycyjnej teczki pracowniczej ale w bardziej przystępny i przede wszystkim elektroniczny sposób.
E-teczka składać musi się z następujących elementów:
*Część A – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika – m.in. świadectwa ukończenia szkół, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, orzeczenia lekarskie
*Część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia – m.in. umowa o pracę, pisemne potwierdzenie pracownika że zapoznał się z regulaminem, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji
*Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia – m.in. dokumenty dotyczące wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy, kopia świadectwa pracy
*Część D – tutaj znajdziemy dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
Podział programu na 4 części to czubek góry lodowej. Dokumentacja w formie elektronicznej powinna być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który zapewnia:
- Zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz niepowołanym dostępem
- Integralność treści i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian, z wyjątkiem wprowadzania zmian wprowadzanych w obszarach ustalonych i potwierdzonych przez procedury
- Stały dostęp dla osób uprawnionych
- Identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji
- Rejestr zdarzeń dotyczących danego dokumentu
- Skuteczną możliwość wyszukiwania dokumentacji
- Wydawanie, w tym eksport w postaci elektronicznej całej dokumentacji lub jej części w sposób rozpisany w rozporządzeniu
Bardzo ważne jest to, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywania w postaci elektronicznej uważana jest za zabezpieczoną , jeżeli w sposób ciągły spełnione są następujące warunki:
- Jest zapewniona dostępność tylko i wyłącznie osobą upoważnionym
- Jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem
- Zastosowane są metody oraz środki ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie zastosowania ich jest powszechnie uznawana
Przekazywanie dokumentacji pracownikowi
Po ustaniu stosunku pracy, pracodawca powinien za pokwitowaniem doręczyć pracownikowi informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi lub osobie upoważnionej pełną dokumentację pracowniczą. Dokumentację trzeba wydać w takiej formie, w jakiej przechowywana była przez pracodawcę, bardzo ważne jest to, że pracodawca powinien posiadać potwierdzenie przekazania dokumentacji pracownikowi.
Jakie systemy do zarządzania elektroniczną teczką pracowniczą?
Programem jaki idealnie wpisuje się w funkcjonowanie elektronicznego jest oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów. Systemy takie w głównej mierze odpowiadają właśnie za zarządzanie dokumentacją począwszy od obiegu pism i obiegu faktur po zarządzanie obiegiem umów. Bardzo wiele systemów obiegu dokumentów łączy w sobie cechy różnych systemów np. systemów CRM, BPM, Workflow, zarządzania projektami. W systemach takich bez większego problemu można dodać funkcjonalność elektronicznej teczki pracowniczej.
Drugą możliwością jest wykorzystanie możliwości systemów ERP których zadaniem jest kompleksowe zarządzanie firmą. Systemy klasy ERP mogą posiadać bardzo szeroką funkcjonalność od obszaru finansowo księgowego po zarządzanie procesami produkcyjnymi. Często systemy ERP posiadają opcję obiegu dokumentów, systemów CRM więc nic nie stoi na przeszkodzie aby ich funkcjonalność rozszerzyć. A jak to wygląda w praktyce? Wg. Specjalistów z portalu www.aobiznes.pl wiele firm informatycznych nie słyszało o elektronicznych teczkach pracowniczych, są również firmy które słyszały o ustawie zezwalającej na prowadzenie teczek pracowniczych w formie elektronicznej, ale nic z tym nie zrobiły. Jest również pewna grupa firm, które podjęły jakieś działania i być może w bieżącym roku uda im się wprowadzić produkt, który ułatwi życie pracowników działów HR. Na pocieszenie należy wspomnieć o niewielkiej grupie firm IT, która odrobiła lekcję i wprowadziła rozwiązanie e-teczki do swojego portfolio tuż przed wejściem ustawy.
Piotr Wanicki
CEO, ALFA OMEGA BIZNES