Zakładając przedsiębiorstwo trzeba mieć swoją siedzibę. Bez tej formalności urzędnik mający zarejestrować firmę odmówi jej rejestracji. Wybranie dobrej lokalizacji dla firmy jest ważne. Miejsce działania przedsiębiorstwa to możliwość dotarcia do lokalnego klienta, możliwość rozliczania się z konkretnym Urzędem Skarbowym, czy też współpraca z bardziej przyjaznymi przedsiębiorstwom urzędnikami.
Jednak nie każdy może pozwolić sobie na zakup lub choćby wynajęcie powierzchni biurowych w najlepszej lokalizacji np. w centrum Warszawy, Torunia, czy Katowic. Ponadto trzeba uzmysłowić sobie, że zakładając przedsiębiorstwo rzadko kiedy mamy tak spore fundusze na wyposażenie i utrzymanie tego biura. Może więc zamiast szukać fizycznej powierzchni biurowej zdecydować się na skorzystanie z biura wirtualnego?
Pierwsze pytanie jakie się ciśnie na usta, co to takiego to biuro wirtualne? Biuro wirtualne to usługa, dzięki której usługobiorca może skorzystać z adresu potrzebnego dla zarejestrowania oraz prowadzenia swojego nowego przedsiębiorstwa. Jest to zazwyczaj adres w bardzo atrakcyjnej okolicy, gdzie mają swoje siedziby inne prężnie działające przedsiębiorstwa. Na przykład w Toruniu takie biuro wirtualne https://goodspot.pollyart.pl umiejscowione jest w bardzo ładnej, zabytkowej kamienicy położonej blisko centrum miasta przy ulicy Mickiewicza 11. Miejscówka jest bardzo intersująca – łatwy dojazd, możliwości zaparkowania, kilka minut od toruńskiej starówki. Wynajęcie fizycznego biura w tej okolicy, jeśli nawet byłoby możliwe, to pochłonęłoby spore kwoty z budżetu nowo powstałej firmy. Wracając jednak do tego co otrzymuje przedsiębiorca wynajmując biuro wirtualne. W zależności od wysokości tzw. Abonamentu – na adres biura przychodzi korespondencja, która jest przechowywana przez określony czas. Można ją odebrać osobiście, może również zostać odesłana na wskazany przez przedsiębiorcę adres fizyczny, lub też po zeskanowaniu przesłane pocztą elektroniczną. Na życzenie przedsiębiorcy, pracownicy biura prowadzą książkę korespondencji. Toruńskie biuro w razie potrzeby udziela pomocy w prowadzeniu biura, w tym celu zatrudnia profesjonalistów, którzy są dostępni od poniedziałku do piątku w godzinach urzędowania biura. W razie konieczności spotkania się z klientem czy też na przykład prowadzenia szkoleń, w biurze przy ulicy Mickiewicza 11 jest możliwość skorzystania z pomieszczenia, które wyposażone jest w urządzenie pozwalające na prowadzenie telekonferencji oraz Internet szerokopasmowy. Wynajęcie biura Goodspot w Toruniu ma dodatkowe zalety, o których trzeba wspomnieć. Każda firma starując potrzebuje swojej wizytówki internetowej. Pracownicy firmy Pollyart wykonają dla swojego klienta taką wizytówkę, co pomoże w zaprezentowaniu swojego przedsiębiorstwa w Internecie. Wiadomo, że obecnie większość osób chcąc podpisać umowę z firmą dokonuje jej sprawdzenia między innymi w sieci. Jeśli firmy w sieci nie ma lub ma niezbyt korzystne komentarze, jest to ostrzeżenie, ze coś może jest z nią nie tak. Wynajęcie biura wirtualnego w toruńskiej agencji Pollyart może ułatwić zaistnienie w sieci, a sama agencja swoim klientom udziela rabatu na swoje usługi związane z pozycjonowaniem przedsiębiorstwa w Internecie. Usługa prowadzona przez agencję Pollyart, jest jak najbardziej bezpieczna. Pollyart jest właścicielem pomieszczeń, pod adresem którego znajduje się biuro wirtualne, więc nie ma obaw dla osób wynajmujących, że nagle zostanie im usługa wypowiedziana, bo z kolei agencji zostanie wypowiedziana umowa najmu. Ponadto trzeba przypomnieć, że jest jeden z wymogów legalności prowadzenia takiej usługi wg interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie.
Można się zastanowić, kto może skorzystać z usługi biura wirtualnego? Na pewno są to osoby, które prowadzą pracę zdalną, a więc tak naprawdę nie potrzebują biura fizycznego do swojej pracy. Biuro wirtualne zapewnia też dość daleko posuniętą anonimowość. Jeśli ktoś chce oddzielić swoją pracę od swojego miejsca zamieszkania, pobytu – wówczas biuro wirtualne to doskonały pomysł. Biuro wirtualne jest również doskonałym pomysłem wówczas, kiedy firma się rozrasta, a jeszcze nie ma wybudowanego lub urządzonego swojego rzeczywistego biura.