W związku z zaistniałą sytuacją epidemiologiczną na świecie wiele dużych i małych imprez i przedsięwzięć odbywa się w bardzo okrojonej formie lub nie odbywa się wcale. Jednak firmy nie mogą tak po prostu przestać pracować, a kontrahenci nie mogą tak po prostu przestać się komunikować. Negocjacje, rozmowy i zebrania przenoszą się on-line, ale ich organizacja nie jest wcale taka prosta i warto powierzyć ją profesjonalistom. W jaki sposób organizować konferencje w przestrzeni wirtualnej? Jak uniknąć problemów z jej organizacją i ustrzec się usterek technicznych i problemów z połączeniem?
Zaufaj specjalistom
Rozmowa jeden na jeden na popularnym komunikatorze, a poważna konferencja online na kilka lub kilkanaście osób, nierzadko z całego świata, to dwie zupełnie różne sprawy. Ilość możliwych mankamentów, wad i usterek, które mogą wystąpić w trakcie takiego wydarzenia jest ogromna, a większość z nich to nie kwestia dociśnięcia jednego z kabelków czy wciśnięcia przycisku na słuchawkach. Dlatego całe „zaplecze” powinni stanowić specjaliści, dla których skomplikowane połączenia on-line to żadna pierwszyzna.
Ważne jest, by dostawca takich usług dysponował całym sprzętem potrzebnym do zorganizowania konferencji – od przenośnego sprzętu po własne studia nagraniowe. Twoim zadaniem jest pomyślne przeprowadzenie samych rozmów – ich techniczny aspekt i prawidłowe działanie to zadanie dla fachowców.
Odpowiednie miejsce, odpowiedni wystrój
Konferencje przeprowadzane w formie niestacjonarnej stają się naszą nową rzeczywistością, a coraz rzadziej są wybiórczym wydarzeniem organizowanym na szybko w dowolnym miejscu w pierwszej lepszej sali. Tak więc rozmowy dotyczące nowych projektów nie mogą odbywać się w świetlicy przedszkola naszego dziecka, a rozmowy z kontrahentami nie będą pomyślne, jeśli w tle słychać będzie odgłosy maszyn fabrycznych czy ruchu ulicznego.
Jeżeli jest to możliwe, to istotne rozmowy na wysokich szczeblach warto odbywać znajdując się w wygłuszonym dedykowanym studiu, w którym do minimum ograniczono możliwość słyszenia odgłosów z innych pomieszczeń czy z ulicy. Profesjonaliści zapewnią tu także możliwość wykorzystania na przykład greenscreenu, bądź nawet podstawienia mebli odpowiednich dla charakteru danego wydarzenia.
Należy również pamiętać o odpowiednim oprogramowaniu. Warto mieć tu na względzie kwestie bezpieczeństwa danych, dlatego osoby, którym zlecamy organizacje konferencji powinny korzystać z najlepszego i najbezpieczniejszego oprogramowania na rynku – np. takich aplikacji jak ZOOM 5.0 czy Cisco Webex. Pamiętajmy, że ewentualny wyciek danych naszych lub naszych klientów czy pracowników może prowadzić do problemów prawnych i innych nieprzyjemności. Bezpieczeństwo danych jest więc kwestią absolutnie kluczową.
